En el Registro Oficial No. 540 de 10 de julio de 2015 se publicó el Instructivo para el registro de reglamento y comités de higiene y seguridad en el trabajo – Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del Ministerio del Trabajo.

El Instructivo es aplicable para las instituciones, entidades, organismos y empresas del sector público y privado, así como para las organizaciones de la economía popular y solidaria.

La aprobación y registro de reglamentos de higiene y seguridad en el trabajo, así como el registro de los comités de higiene y seguridad en el trabajo lo hará el Director de Seguridad y Salud del Ministerio del Trabajo.

Reglamento de higiene y seguridad

Todo empleador que cuente con más de diez trabajadores está obligado a registrar el reglamento de higiene y seguridad en el trabajo.

Procedimiento de aprobación: el reglamento será aprobado o renovado en base a la información ingresada en el formulario disponible en la página web del Ministerio del Trabajo.

Información: se deberá identificar el profesional responsable de la elaboración del reglamento de higiene y seguridad. Adicionalmente constará la siguiente información:

• Determinación de los centros de trabajo del empleador con el registro del comité de higiene y seguridad;
• Obligaciones y prohibiciones del empleador y de los trabajadores;
• Sanciones que se generarían por el incumplimiento;
• Riesgos laborales más importantes identificados.

Vigencia y renovación: tendrá una vigencia de dos años desde la fecha de su aprobación. Se deberá actualizar el registro una vez vencido el plazo.

Socialización del reglamento: El empleador deberá poner en conocimiento de todos los trabajadores el contenido del reglamento, incluidas las actualizaciones.

Comités paritarios

Integración del comité: El comité de higiene y seguridad debe ser integrado en forma paritaria por tres representantes de las personas trabajadoras y tres representantes del empleador; cada representante tendrá un suplente. Se designará un presidente y un secretario que durarán un año en sus funciones y podrán ser reelegidos indefinidamente. Si el Presidente representa al empleador, el Secretario deberá representar a las personas trabajadoras, y viceversa.

Registro: se llenará el formulario disponible en la página web del Ministerio del Trabajo.

Vigencia y renovación: dos años desde la fecha de su aprobación; transcurrido dicho plazo, se deberá actualizar el registro.

El Ministerio del Trabajo podrá realizar los controles para comprobar los riesgos declarados y otros que puedan detectarse en la seguridad y prevención de riesgos laborales.

En caso de incumplimiento del registro de reglamentos de higiene y seguridad en el trabajo y/o de los comités paritarios de higiene y seguridad, la autoridad competente podrá imponer una multa de entre tres y veinte salarios básicos unificados del trabajador en general. Podrá, además, disponer la suspensión de actividades o el cierre de los lugares o medios colectivos de labor, en los que se atentare o afectare a la salud y seguridad e higiene de los trabajadores. El pago de la multa no exime al empleador de realizar el registro.

Los empleadores que tengan reglamentos de higiene y seguridad en el trabajo y registro de comités de higiene y seguridad vigentes, deberán llenar el respectivo formulario disponible en la página web del Ministerio del Trabajo en un plazo de tres meses.

Los empleadores que han presentado solicitudes de aprobación de reglamentos de higiene y seguridad ante el Ministerio del Trabajo y no han recibido respuesta, deberán llenar el formulario disponible en la página web del Ministerio del Trabajo en máximo tres meses.